İçeriğe geçmek için "Enter"a basın

Time Blocking’e Giriş: Zaman Yönetimi Dersleri

Elon Musk muhtemelen şu anda dünyadaki en meşgul adam. Tesla ve SpaceX’in kurucusu her iki şirkette de haftada 100 saate yakın zaman geçiriyor. Ailesine ve hobilerine de ayırdığı zaman düşünüldüğünde Musk yoğun zamanını tek bir şekilde kontrol edebiliyor: Zamanı bloklara ayırarak.

Yapılacak birden fazla işiniz olmasına rağmen yetiştirmek için kısıtlı zamanınız varsa zamanınızı kontrol etmek isteyebilirsiniz. Birden fazla işe odaklanılan anlarda verimliliğin azaldığı ve stres seviyesinin arttığı ise bilinen bir gerçek. Bu tarz durumlarda ortaya konulan işler ya kişinin istediği verimlilikte değildir ya da başlangıç noktasını bilmediğinden geciktirdiği bir işe dönüşür. Bunun üstesinden gelme yolu ise time blockingdir.

Time Blocking Metodu Nedir?

Time blocking yani zamanı bloklara ayırma, günlük işlerinizi belirli saatlere bölerek verimliliği arttırmaya yardımcı olacak bir zaman yönetimi metodudur. Sekiz saatlik bir mesainin kaç saatinde verimli şekilde çalışabildiğinizi düşünün. Muhtemelen 2-3 saati geçmeyecektir. Zaman yönetimi metodunu uyguladığınızda ise hem işlerinizi bir düzen sırasına sokacak hem de onları tamamlamak için kendinize bir süre belirlemiş olacaksınız. Organize olmanıza yardımcı olan bu metot ile belirlediğiniz saatte işi bitirme motivasyonu verimliliğinizi arttırırken odaklanma sorununuz da ortadan kalkacaktır. 

Zamanı Bloklara Ayırma Rehberi

Metodun işleyişi ilkokuldaki haftalık ders planınızdan daha farklı değil. Tıpkı okulda dersleri belli saatlere bölerek bir plan oluşturmanız gibi bu planda da günlük veya haftalık işlerinizi bloklara bölmeniz gerekiyor. Yapılacak her işe belli bir saat aralığı vererek çizelge oluşturabilirsiniz. Bu saat aralığı içerisinde işi tamamlamak ise bu metottaki en büyük hedefiniz olmalı.

Uygularken ilk olarak gelecek hafta içerisinde sizin için önemli olan yapmanız gereken işleri listeleyin. Bu işleri öncelik sırasına koyarak günlere paylaştırın. Hangi işi hangi gün yapacağınızı belirlediğinizde ise günlük yaşantınızı göz önünde bulundurarak o belirlediğiniz işleri saatlere bölün ve o saatlere sadık kalın. Metot dışında kaldığınızda ise kaçırdığınız işlere yeni bir zaman vererek çizelgenizi güncelleyin ve kaldığınız yerden devam edin. 

İşin püf noktası zaman bloklarını olabildiğince küçük tutmaktır. Bill Gates ve Elon Musk bu metodu uygularken toplantılar ve e-postalar için sadece beş dakika ayırdıkları bilinir. Ancak siz daha cömert davranarak çalışmalarınız için daha uzun bir süre verebilirsiniz; Maillerinizi okumak ve excel düzenlemek için 20 dakika süre vermek gibi. 

Metodu doğru uygulayıp yapmanız gereken işleri belirlediğiniz sürede tamamladığınızda zaman yönetimi probleminizi büyük oranda çözmüş olacaksınız. Geriye sadece rahat hissettiğiniz takvimi güncelleyerek sürekli olarak uygulamak kalıyor. 

Günlük veya haftalık işleri verimli şekilde bitirmek için etkili olan bu metodu aylık ve hatta yıllık planınıza da uyarlayabilirsiniz. O yıl gerçekleştirmek istediğiniz hedefler için belirli aylar verebilir ve zamanı geldiğinde gün ve saatlere bölebilirsiniz. 

Mecbur çalışmanız gereken mesai saatlerinde iş yetiştirmek veya daha etkili çalışmak için uygulayacağınız bu metoda günlük işlerinizi de eklemeniz mümkün. Özellikle zamanı boşa harcıyorum hissi olanlar için günlük hayatı dakikasına kadar planlamak motivasyonlarını arttırabilir. Böylelikle “Ne yapacağım?” düşüncesinden kurtulur ve gün sonunda yapılanları gözden geçirerek olumlu bir bakış açısı kazanılabilir. 

Zamanı Bloklara Ayırmanın Yararları

Verimli çalışmayı arttırır

Zamanı bloklara ayırma metodunun en büyük özelliği verimliliği arttırma üzerine kurulu olmasıdır. Belirli bir saatte tek işe odaklanmak ve diğerlerini de planladığını bilmek öncelikle size güven sağlar. Zamanında yetiştirecek şekilde planladığınız işleri gözden kaçırmanız veya aksatmanız mümkün değildir. Böylelikle bir işi yaparken diğerine ne zaman geçmeliyim düşüncesinden kurtulursunuz. 

Odaklanma problemini ortadan kaldırır

Tek işe odaklandığınız bu sürede daha verimli çalışabilir ve belirlediğiniz sürede bitirerek motivasyonunuzu arttırabilirsiniz. Yine çalışma saatleriniz içerisinde yapmanız gerekenleri tamamladığınızda günlük hayatınıza da olumlu bir etkisi olacağından bahsetmek mümkün. Odaklanmanızı ve verimliliğinizi arttırmanızı sağlayan metot stres seviyenizi de büyük oranda düşürecektir. 

Çalışma stresini kontrol etmenizi sağlar

Neyi ne zaman yapmanız gerektiğini planlayamadığınızda stres seviyeniz yükselir ve verimli bir çalışma ortaya koyamazsınız. Bu da o işlerden mümkün olduğunda kaçmanıza ve ertelemenize neden olur. Metodu planlı şekilde uygulamak ise bu sorununuzu ortadan kaldıracağından geriye sadece plana sadık kalmanız kalıyor. 

Size başlangıç noktası sunar

Nereden başlayacağını bilemeyenler için de metodun etkisinden söz edebiliriz. Hangi işe öncelik vermeniz gerektiğini önceden belirlediğinizde nereden başlayacağınızı bilmek de kolaylaşır. Çalışmanızın takibini kolaylıkla yürütebileceğiniz metotta tüm süreci kontrol edebilirsiniz.

Zamanı nasıl harcadığınızın farkında olmanızı sağlar

Elinizde açık uçlu bir yapılacaklar listesi yerine saatini de planladığınız bir metodun olması düzgün çalışma sisteminin bir numaralı kaynağı olacaktır. Saatlere bölünen bu sistem ile gününüzü ve haftanızı nasıl geçirdiğinizi önünüze serebilir ve değiştirmek istediklerinizi planlayabilirsiniz. Bir düzene sahip olmak edinmek istediğiniz alışkanlıkları kontrol etmenizde de size yardımcı olacaktır.

Time Blocking İçin Hangi Uygulamalara İhtiyacınız Var? 

Aslında sadece bir takvim uygulamasıyla da metodu deneyebilirsiniz. Ancak metodu uygularken süreci daha kolaylaştırmak ve kontrol etmek için bu üç uygulama size yardımcı olabilir:

Plan (Web, İOS, MacOs)

Sade bir arayüze sahip olan bu uygulama metodu oluşturmak için birçok seçenek sunuyor: Kısmen yapılacaklar listesi, yarı takvim ve tüm işlerinizi planlayacağınız genel bir takvim. Hazırladığınız plan doğrudan Google ve Outlook takviminizle entegre olur, mevcut tüm toplantı ve etkinlikleri çekerek takvime yerleştirir. 

HourStack (Web, İOS, Android)

Uygulamada ilk olarak gün / hafta için süreleri belirlersiniz. Ardından her bir göreve başlamaya hazır olduğunuzda zamanlayıcıya tıklayarak başlatırsınız. Planınızı tamamladığınızda raporlar kısmından tahmin edilen ve harcanan süreyi görebilir ve performansınızı değerlendirebilirsiniz.

TickTick Premium

Pomodoro tekniğini kullananlar için en iyi zamanı bloklara ayırma uygulamasıdır. TickTick Premium, görevlerinizi yapılacaklar listesinde oluşturmanızı ve bunlara zaman vererek metodu uygulamanızı sağlar. Ancak diğerlerinin sunmadığı bir özelliği de size sunar: Pomodoro tekniği ile kullanmak. Pomodoro tekniği ile metodu beraber denemek istiyorsanız bu uygulamayı tercih etmeniz doğru bir seçim olacaktır. 

Metot Hakkında Daha Fazla Bilgi İçin Kitap Önerilerimiz 

  1. The Time-Block Planner – Cal Newport
  2. 168 Hours: You Have More Time Than You Think – Laura Vanderkam
  3. 15 Secrets Successful People Know About Time Management: The Productivity Habits of 7 Billionaires, 13 Olympic Athletes, 29 Straight-A Students, and 239 Entrepreneurs – Kevin Kruse 
  4. The Time Chunking Method – Damon Zahariades

Kaynakça

  1. Greene, J. (2020, 24 Ekim). The 5 Best Time Blocking Apps. Erişim adresi https://zapier.com/blog/best-time-blocking-app/ 
  2. RescueTime: blog.  (2020, 25 Ekim). Time Blocking. Erişim adresi https://blog.rescuetime.com/time-blocking-101/ 

İlk yorum yapan siz olun

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir